Prosperify

 Terms and Conditions

Terms and conditions in respect of work undertaken by Prosperify GmbH

Introduction

1. These terms and conditions set out the general terms under which we undertake our business.

Applicable law

2. These terms and conditions, our mandate agreement, and the schedule of services are all governed by, and should be construed in accordance with Swiss law. Each party agrees that the courts of Switzerland will have exclusive jurisdiction in relation to any claim, dispute, or difference concerning this mandate and any matter arising from it. Each party irrevocably waives any right to object to any action being brought in those Courts, to claim that the action has been brought in an inappropriate forum, or to claim that those Courts do not have jurisdiction.

Act on Combating Corruption (SR 311.0)

3. In accordance with the requirements of the Federal Act on Combating Corruption (SR 311.0), we have policies and procedures in place to prevent the business and its partners and staff from offering or receiving bribes.

Client identification and verification

4. Similar to other professional service firms, we are obligated to identify and verify our clients in accordance with Swiss anti-money laundering legislation. Unless under exceptional circumstances, we cannot commence work until this requirement has been fulfilled. We may ask for, and retain, necessary information and documentation for these purposes and/or conduct searches on relevant databases, including ID verification software.

Confidentiality

5. All communication between us is treated with confidentiality, and we are committed to taking reasonable measures to safeguard your information. This commitment holds, unless legal requirements, regulatory bodies, our insurers, or external peer reviews necessitate disclosure. This obligation persists during and after our engagement unless expressly authorized by you for information disclosure.

Conflicts of interest

6. In the event of any conflict of interest arising in our relationship with you or in our dealings with another client, we will promptly notify you. If the identified conflicts cannot be effectively managed to safeguard your interests, we regret that we may be unable to continue providing services. Rest assured, we will inform you promptly in such cases. Please note that we retain the right to represent other clients whose interests may differ or be adverse to yours, while maintaining the confidentiality obligations mentioned earlier.

Data Protection

7. We assure you that we will adhere to the stipulations of the Federal Act on Data Protection when handling personal data related to you, your directors, and employees.

Handling encompasses:

• Acquiring, documenting, or maintaining personal data; or
• Executing any action or series of actions on personal data, including collection and storage, organization, adaptation, modification, utilization, disclosure (via any means), or deletion (via any means) from both manual and digital records.

8.   The information we obtain, process, use and disclose will be necessary for:

• the performance of the contract
• to comply with our legal and regulatory compliance and crime prevention
• contacting you with details of other services where you have consented to us doing so
• other legitimate interests relating to protection against potential claims and disciplinary action against us.

This includes, but is not limited to, purposes such as updating and enhancing our client records, analysis for management purposes and statutory returns.

Disengagement

9. Should we resign or be requested to resign we will normally issue a disengagement letter to ensure that our respective responsibilities are clear.
10. Should we have no contact with you for a period of one year or more we may issue a disengagement letter and hence cease to act.
11. Following termination for any reason, we retain the right to dispose of any documents of yours that could not be returned within six months, unless other laws or regulations mandate a different course of action.

 Electronic and other communication

12. As instructed, we will communicate with you and with any third parties you instruct us to as set out in our covering letter and privacy notice via email or by other electronic means. The recipient is responsible for virus-checking emails and any attachments.
13. With electronic communication there is a risk of non-receipt, delayed receipt, inadvertent misdirection or interception by third parties. We use virus-scanning software to reduce the risk of viruses and similar damaging items being transmitted through emails or electronic storage devices. However, electronic communication is not totally secure and we cannot be held responsible for damage or loss caused by viruses, nor for communications that are corrupted or altered after despatch. Nor can we accept any liability for problems or accidental errors relating to this means of communication, especially in relation to commercially sensitive material. These are risks you must accept in return for greater efficiency and lower costs. If you do not wish to accept these risks, please let us know and we will communicate by hard copy, other than where electronic submission is mandatory.
14. You are required to keep us up to date with accurate contact details at all times. This is important to ensure that communications and papers are not sent to the incorrect address.

Fees and pricing packages

15. Our fees may be influenced not only by the time dedicated to your affairs but also by the level of expertise and responsibility involved, as well as the significance and value of the advice provided, taking into consideration associated risks.
16. Should we furnish you with an estimate of our fees for a specific task, it will not be considered legally binding unless explicitly stated otherwise.
17. Price packages are expressly confined to the services and benefits outlined in the offer, which will be stated in the invoice that we sent you for our services. Any additional services or benefits not explicitly stated in the offer will be separately listed and billed in the corresponding invoice.
18. Fixed Fee Quotations:
19. a) We may propose a fixed fee for specific services or provide an indicative fee range for a particular assignment. All fee quotations remain valid for a duration of 30 days.
20. b) We typically refrain from assigning fixed fees beyond a one-year horizon, as such quotations necessitate periodic review in light of changing circumstances.
21. c) In the event unforeseen circumstances render a fee quote inadequate, we reserve the right to communicate a revised figure or range and seek your agreement.
22. d) Fixed fees are predicated on accurate recording of all transactions in our spreadsheet or any recognized bookkeeping system by you or your bookkeeper. This entails precise recording of bank balances, assets, and liabilities within your bookkeeping system.
23. e) Bookkeeping is not included in fixed fees. In cases where your bookkeeping is incomplete or inaccurate, or does not provide a trial balance, we may need to conduct necessary bookkeeping at our prevailing hourly rates. Charges for this will be invoiced promptly after completion of such work, in addition to any quoted fixed fee.
24. f) Fixed fees do not cover the resolution of problems, rectification of work, or recalculations for prior years performed by you or your previous agents. Should such work be necessary, we will discuss the situation and additional fees with you prior to commencement.
25. g) Under a fixed fee arrangement for account preparation, we will accommodate one set of requested amendments and provide one complete set of revised accounts and tax returns at no additional charge.
26. Our fee arrangements and quotations may encompass support. The nature, extent, and quantity of work covered under support can be modified at our discretion and may be individually defined by us. It’s important to note that support does not extend to providing advice, conducting research, or performing analysis.
27. Should it be necessary to undertake work beyond the agreed scope outlined in any fixed fee arrangement, additional fees will apply. These fees will be calculated based on the time expended by principals and our staff, taking into account the levels of skill and responsibility involved. A detailed breakdown of time spent and the applicable charge-out rates is available upon request. Our standard hourly rates, established by us and subject to annual review, can also be provided upon request.
28. Payment terms for invoiced amounts stipulate full payment within 30 days on the presentation of the invoice. Timely settlement is appreciated. Invoices must be settled in full before we sign any report and before the accounts are made available for filing. Exceptions can be made if we mutually agree to extend the payment period.
29. Our fees and price packages exclude VAT, which will be added where applicable. Disbursements and expenses incurred on your behalf during the course of our work will be itemized in our invoices. Unless explicitly agreed otherwise, our fees do not cover the costs of third parties, counsel, or other professional fees.
30. Our customary practice involves requesting clients to make payments via monthly standing order or direct debit, with periodic adjustments to the monthly payment based on actual billings. Monthly fees are non-refundable under any circumstances. If the monthly fees encompass year-end accounts and, for any reason, such accounts are not prepared, there is no separately identifiable amount eligible for refund.
31. For any of the packages we offer (Solo, Piccolo, Medio, and Big), in the event that you opt for an annual prepayment for our services and subsequently chooses to terminate the mandate unilaterally before the conclusion of the year, we retain the right to either withhold the prepayment refund, or apply the monthly (not annual) packages prices for the period of our provided services, and refund the difference of prepayment accordingly with these rates.
32. For any of the packages we offer (Solo, Piccolo, Medio, and Big), in the event that you opt for an annual prepayment for our services and subsequently we choose to terminate the mandate unilaterally before the conclusion of the year, we will refund you the amount of prepayment for the period for which we have not rendered our services.
33. We reserve the right to charge interest on late paid invoices at the market rates. We also reserve the right to suspend our services or to cease to act for you on giving written notice if payment of any fees is unduly delayed. We intend to exercise these rights only where it is fair and reasonable to do so.
34. If you do not accept that an invoiced fee is fair and reasonable you must notify us within 30 days of receipt, failing which you will be deemed to have accepted that payment is due.
35. If you benefit from a discount or rebate in our pricing and you choose to unilaterally terminate the mandate, we reserve the right to suspend these benefits and invoice you for our services at the full agreed-upon price.
36. Conversely, if we unilaterally terminate the mandate, any discounts or rebates previously offered will not be revoked from the agreed-upon prices for our services.
37. In the event of a multilateral agreement to terminate the mandate, we reserve the right to charge you 50% of the rebate offered.

Benefits from our price packages and Cooperation with third parties

31. As a benefit of our pricing packages, we can offer you for use, for as long as this contract is valid, any software licenses that we deem necessary for our collaboration (e.g. Bexio’s fiduciary package, Cresus, Trello, Factorial).
32. We retain the full right to be the sole owners of these accounts. We shall manage the access rights as the owners of these accounts and can grant, restrict or deny these rights to you at any time.
33. The burden for the payment of any of these accounts will be fully ours, and we won’t charge anything in this context to you, but will offer it as a benefit of being our client.

Intellectual property rights

34. We will retain all copyright in any document prepared by us during the course of carrying out the tasks. Exceptions can be made if the  law specifically provides otherwise.

Internal disputes

35. If we become aware of a dispute between the parties who own or are in some way involved in the ownership and management of the business, it should be noted that our client is the business and we would not provide information or services to one party without the express knowledge and permission of all parties. Unless otherwise agreed by all parties we will continue to supply information to the registered office or last known postal address for the attention of the directors or business owners. If conflicting advice, information or instructions are received from different individuals in the business we will refer the matter back to the directors or business owners and take no further action until the directors or business owners have agreed the action to be taken.

Lien

36. Insofar as permitted to do so by law or professional guidelines, we reserve the right to exercise a lien over all funds, documents and records in our possession relating to all engagements for you until all outstanding fees and disbursements are paid in full.

Limitation of liability

37. We will provide our services with reasonable care and skill. Our liability to you is limited to losses, damages, costs and expenses caused by our negligence or wilful default.
38. Exclusion of liability for loss caused by others

We will not be liable if such losses, penalties, surcharges, interest or additional tax liabilities are due to the acts or omissions of any other person or due to the provision to us of incomplete, misleading or false information or if they are due to a failure to act on our advice or a failure to provide us with relevant information. In particular, where we refer you to another firm whom you engage with directly, we accept no responsibility in relation to their work and will not be liable for any loss caused by them.

39. Exclusion of liability in relation to circumstances beyond our control

We will not be liable to you for any delay or failure to perform our obligations under the mandate contract  if the delay or failure is caused by circumstances outside our reasonable control.

40. Exclusion of liability relating to non-disclosure or misrepresentation

We will not be responsible or liable for any loss, damage or expense incurred or sustained if information material to the service we are providing is withheld or concealed from us or wrongly misrepresented to us or from fraudulent acts, misrepresentation or wilful default on the part of any party to the transaction and their directors, officers, employees, agents or advisers. This exclusion shall not apply where such misrepresentation, withholding or concealment is or should (in carrying out the procedures which we have agreed to perform with reasonable care and skill) have been evident to us without further enquiry.

41. Indemnity for unauthorised disclosure

You agree to indemnify us and our agents in respect of any claim (including any claim for negligence) arising out of any unauthorised disclosure of our advice and opinions, whether in writing or otherwise. This indemnity will extend to the cost of defending any such claim, including payment at our usual rates for the time that we spend in defending it.

Limitation of Third Party Rights

42. The advice and information we provide to you as part of our service is for your sole use and not for any third party to whom you may communicate it unless we have expressly agreed inany written form that a specified third party may rely on our work. In the third party are excluded tax authorities and other state authorities.
43. If our advice is disclosed to any third party (with or without our consent), then we accept no responsibility or liability to that third party for any consequences that may arise to them, should they rely on the advice.
44. If it is proposed that any documents or statement which refer to our name are to be circulated to third parties, please consult us before they are issued.

Notification

45. We shall not be treated as having notice, for the purposes of our responsibilities, of information provided to members of our firm other than those engaged on the specific assignment (for example, information provided in connection with accounting, taxation and other services).

Period of engagement and termination

46. Unless otherwise agreed in the mandate of our work will begin when we receive your implicit or explicit mandate. We will not be responsible for periods before that date.
47. You retain the option to terminate the contract at any time by submitting a written Termination of Mandate letter. This letter should comprehensively outline the reasons precipitating your decision. Your communication allows us to understand the basis of your decision and facilitates the necessary administrative procedures associated with the termination.
48. We retain the option to terminate the contract two months prior to the effective date of termination. Except where you fail to cooperate with us or we have reason to believe that you have provided us with misleading information, in which case we may terminate this agreement immediately. Termination will be without prejudice to any rights that may have accrued to either of us prior to termination.
49. In the event of termination of this contract, we will endeavour to agree with you the arrangements for the completion of work in progress at that time, unless we are required for legal or regulatory reasons to cease work immediately. In that event, we shall not be required to carry out further work and shall not be responsible or liable for any consequences arising from termination.
50. If you engage us for a one-off piece of work (for example advice on a one-off transaction or preparation of a tax return for one year only) the engagement ceases as soon as that work is completed. The date of completion of the work is taken to be the termination date and we owe you no duties and we will not undertake further work beyond that date.
51. We owe you no duties beyond the date of termination and will not undertake any further work.

Quality of service

52. We aim to provide a high quality of service at all times. If you would like to discuss with us how our service could be improved or if you are dissatisfied with the service that you are receiving please let us know by contacting any director of the company.
53. We undertake to look into any complaint carefully and promptly and to do all we can to explain the position to you.

Reliance on advice

54. We will endeavour to record all advice on important matters in writing. Advice given orally is not intended to be relied upon unless confirmed in writing. Therefore, if we provide oral advice (for example during the course of a meeting or a telephone conversation) and you wish to be able to rely on that advice, you must ask for the advice to be confirmed by us in writing. Because rules and regulations frequently change, and your circumstances may change, you must ask us to confirm any advice already given if a transaction is delayed or a similar transaction is to be undertaken.

Retention of records

55. You have a legal responsibility to retain documents and records relevant to your tax affairs. During the course of our work we may collect information from you and others relevant to your affairs. We will return any original documents to you if requested.
56. Whilst certain documents may legally belong to you we may destroy correspondence and other papers that we store, electronically or otherwise, which are more than 10 years old. You must tell us if you require the return or retention of any specific documents for a longer period.

Timetable

57. The services we undertake to perform for you will be carried out on a timescale to be determined between us on an ongoing basis.
58. The timing of our work will in any event be dependent on the prompt supply of all information and documentation as and when required by us.

The above terms and conditions are also available to download as a PDF here:

French:

Conditions Générales

Conditions générales concernant le travail effectué par Prosperify GmbH

Introduction

1. Ces conditions générales définissent les termes généraux sous lesquels nous exerçons nos activités.

Droit applicable

2. Ces conditions générales, notre accord de mandat et le programme des services sont tous régis et doivent être interprétés conformément au droit suisse. Chaque partie convient que les tribunaux suisses auront compétence exclusive pour toute réclamation, litige ou différend concernant ce mandat et toute question en découlant. Chaque partie renonce irrévocablement à tout droit de s’opposer à ce qu’une action soit portée devant ces tribunaux, de prétendre que l’action a été intentée dans un forum inapproprié ou de prétendre que ces tribunaux n’ont pas compétence.

Loi sur la Lutte contre la Corruption (SR 311.0)

3. Conformément aux exigences de la Loi Fédérale sur la Lutte contre la Corruption (SR 311.0), nous disposons de politiques et de procédures destinées à empêcher l’entreprise, ses partenaires et son personnel d’offrir ou de recevoir des pots-de-vin.

Identification et vérification du client

4. Comme d’autres cabinets de services professionnels, nous sommes tenus d’identifier et de vérifier nos clients conformément à la législation suisse sur la lutte contre le blanchiment d’argent. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, nous ne pouvons commencer le travail tant que cette exigence n’a pas été remplie. Nous pouvons demander et conserver les informations et documents nécessaires à ces fins et/ou effectuer des recherches dans des bases de données pertinentes, y compris des logiciels de vérification d’identité.

Confidentialité

5. Toute communication entre nous est traitée de manière confidentielle, et nous nous engageons à prendre des mesures raisonnables pour protéger vos informations. Cet engagement persiste, sauf si les exigences légales, les organismes de réglementation, nos assureurs ou les revues externes par les pairs nécessitent une divulgation. Cette obligation persiste pendant et après notre engagement, à moins que vous n’autorisiez expressément la divulgation des informations.

Conflits d’intérêts

6. Dans le cas où un conflit d’intérêts surviendrait dans notre relation avec vous ou dans nos transactions avec un autre client, nous vous en informerons rapidement. Si les conflits identifiés ne peuvent pas être gérés efficacement pour sauvegarder vos intérêts, nous regrettons de ne pas pouvoir continuer à fournir des services. Soyez assuré que nous vous informerons rapidement dans de tels cas. Veuillez noter que nous nous réservons le droit de représenter d’autres clients dont les intérêts peuvent différer ou être contraires aux vôtres, tout en maintenant les obligations de confidentialité mentionnées précédemment.

Protection des Données

7. Nous vous assurons que nous respecterons les stipulations de la Loi Fédérale sur la Protection des Données lors de la manipulation des données personnelles vous concernant, vos directeurs et employés.

La manipulation comprend :

L’acquisition, la documentation ou le maintien de données personnelles ; ou
L’exécution de toute action ou série d’actions sur des données personnelles, y compris la collecte et le stockage, l’organisation, l’adaptation, la modification, l’utilisation, la divulgation (par tout moyen) ou la suppression (par tout moyen) à partir de dossiers manuels et numériques.

8. Les informations que nous obtenons, traitons, utilisons et divulguons seront nécessaires pour :
   la performance du contrat
   se conformer à nos obligations légales et réglementaires et à la prévention de la criminalité
   vous contacter avec des détails sur d’autres services lorsque vous avez consenti à ce que nous le fassions
   d’autres intérêts légitimes relatifs à la protection contre d’éventuelles réclamations et actions disciplinaires contre nous.

Cela inclut, mais sans s’y limiter, des fins telles que la mise à jour et l’amélioration de nos dossiers clients, l’analyse à des fins de gestion et les déclarations statutaires.

Désengagement

9. Si nous devons démissionner ou si l’on nous demande de démissionner, nous émettrons normalement une lettre de désengagement pour garantir que nos responsabilités respectives sont claires.
10. Si nous n’avons aucun contact avec vous pendant une période d’un an ou plus, nous pouvons émettre une lettre de désengagement et cesser ainsi d’agir.
11. Suite à la résiliation pour quelque raison que ce soit, nous conservons le droit de disposer de tous vos documents qui n’auraient pas pu être retournés dans les six mois, à moins que d’autres lois ou réglementations n’exigent une démarche différente.

Communication Électronique et Autre

12. Comme indiqué, nous communiquerons avec vous et avec tout tiers que vous nous demandez de contacter, comme indiqué dans notre lettre d’accompagnement et notre avis de confidentialité, par courriel ou par d’autres moyens électroniques. Le destinataire est responsable de la vérification des virus dans les courriels et leurs pièces jointes.
13. Avec la communication électronique, il existe un risque de non-réception, de réception retardée, de redirection involontaire ou d’interception par des tiers. Nous utilisons un logiciel de balayage de virus pour réduire le risque de transmission de virus et d’éléments similaires nuisibles par courriels ou dispositifs de stockage électronique. Cependant, la communication électronique n’est pas totalement sécurisée et nous ne pouvons être tenus responsables des dommages ou pertes causés par des virus, ni des communications corrompues ou altérées après l’envoi. Nous ne pouvons également accepter aucune responsabilité pour les problèmes ou erreurs accidentels liés à ce moyen de communication, en particulier en ce qui concerne le matériel commercialement sensible. Ce sont des risques que vous devez accepter en échange d’une plus grande efficacité et de coûts plus bas. Si vous ne souhaitez pas accepter ces risques, veuillez nous en informer et nous communiquerons par copie papier, sauf lorsque la soumission électronique est obligatoire.
14. Vous devez nous tenir informés en permanence de vos coordonnées exactes. C’est important pour garantir que les communications et les documents ne soient pas envoyés à une adresse incorrecte.

Honoraires et Forfaits

15. Nos honoraires peuvent être influencés non seulement par le temps consacré à vos affaires, mais aussi par le niveau d’expertise et de responsabilité impliqués, ainsi que par l’importance et la valeur des conseils fournis, en tenant compte des risques associés.
16. Si nous vous fournissons une estimation de nos honoraires pour une tâche spécifique, elle ne sera pas considérée comme juridiquement contraignante à moins qu’il ne soit explicitement indiqué le contraire.
17. Les forfaits de prix sont expressément limités aux services et avantages décrits dans l’offre, qui seront indiqués dans la facture que nous vous avons envoyée pour nos services. Tout service supplémentaire ou avantage non explicitement mentionné dans l’offre sera listé séparément et facturé dans la facture correspondante.
18. evis à Prix Fixe :
    a) Nous pouvons proposer un tarif fixe pour des services spécifiques ou fournir une fourchette de prix indicative pour une mission particulière. Toutes les offres de prix restent valables pendant 30 jours.
    b) Nous nous abstenons généralement d’attribuer des tarifs fixes au-delà d’un horizon d’un an, car de tels devis nécessitent une révision périodique à la lumière des circonstances changeantes.
    c) Dans le cas où des circonstances imprévues rendent un devis de frais inadéquat, nous nous réservons le droit de communiquer un chiffre ou une fourchette révisés et de solliciter votre accord.
    d) Les tarifs fixes sont basés sur l’enregistrement précis de toutes les transactions dans notre feuille de calcul ou tout système de comptabilité reconnu par vous ou votre comptable. Cela implique l’enregistrement précis des soldes bancaires, des actifs et des passifs dans votre système de comptabilité.
    e) La tenue de livres n’est pas incluse dans les tarifs fixes. Dans les cas où votre comptabilité est incomplète ou inexacte, ou ne fournit pas un bilan, nous devrons peut-être effectuer la comptabilité nécessaire à nos tarifs horaires en vigueur. Les frais pour cela seront facturés rapidement après l’achèvement de ce travail, en plus de tout tarif fixe cité.
    f) Les tarifs fixes ne couvrent pas la résolution de problèmes, la rectification de travaux ou les recalculs pour les années précédentes effectués par vous ou vos agents précédents. Si un tel travail est nécessaire, nous discuterons de la situation et des frais supplémentaires avec vous avant de commencer.
    g) Dans le cadre d’un arrangement à prix fixe pour la préparation des comptes, nous accommoderons un ensemble de modifications demandées et fournirons un ensemble complet de comptes et déclarations fiscales révisés sans frais supplémentaires.
19. Nos arrangements de frais et devis peuvent inclure le support. La nature, l’étendue et la quantité de travail couvert sous le support peuvent être modifiés à notre discrétion et peuvent être définis individuellement par nous. Il est important de noter que le support n’étend pas à fournir des conseils, effectuer des recherches ou effectuer des analyses.
20. S’il est nécessaire d’entreprendre un travail au-delà de la portée convenue dans tout arrangement à prix fixe, des frais supplémentaires s’appliqueront. Ces frais seront calculés en fonction du temps passé par les principaux et notre personnel, en tenant compte des niveaux de compétence et de responsabilité impliqués. Un détail du temps passé et des taux de facturation applicables est disponible sur demande. Nos tarifs horaires standard, établis par nous et sujets à révision annuelle, peuvent également être fournis sur demande.
21. Les conditions de paiement pour les montants facturés stipulent un paiement intégral dans les 30 jours suivant la présentation de la facture. Un règlement en temps voulu est apprécié. Les factures doivent être réglées en totalité avant que nous ne signions tout rapport et avant que les comptes soient disponibles pour le dépôt. Des exceptions peuvent être faites si nous convenons mutuellement de prolonger la période de paiement.
22. Nos honoraires et forfaits excluent la TVA, qui sera ajoutée le cas échéant. Les débours et dépenses engagés en votre nom au cours de notre travail seront détaillés dans nos factures. Sauf accord explicite contraire, nos honoraires ne couvrent pas les coûts de tiers, de conseils ou d’autres honoraires professionnels.
23. Notre pratique habituelle consiste à demander aux clients de effectuer des paiements via un ordre permanent mensuel ou un prélèvement automatique, avec des ajustements périodiques du paiement mensuel en fonction des facturations réelles. Les frais mensuels sont non remboursables en toutes circonstances. Si les frais mensuels englobent les comptes de fin d’année et, pour une raison quelconque, de tels comptes ne sont pas préparés, il n’y a pas de montant séparément identifiable éligible pour un remboursement.
24. Pour l’un des forfaits que nous proposons (Solo, Piccolo, Medio et Big), dans le cas où vous optez pour un prépaiement annuel pour nos services et choisissez par la suite de résilier unilatéralement le mandat avant la fin de l’année, nous nous réservons le droit de soit retenir le remboursement du prépaiement, soit d’appliquer les prix des forfaits mensuels (et non annuels) pour la période de nos services fournis, et de rembourser la différence du prépaiement conformément à ces tarifs.

25 Pour l’un des forfaits que nous proposons (Solo, Piccolo, Medio et Big), dans le cas où vous optez pour un prépaiement annuel pour nos services et que nous choisissons par la suite de résilier unilatéralement le mandat avant la fin de l’année, nous vous rembourserons le montant du prépaiement pour la période pour laquelle nous n’avons pas rendu nos services.

26; Nous nous réservons le droit de facturer des intérêts sur les factures payées en retard aux taux du marché. Nous nous réservons également le droit de suspendre nos services ou de cesser d’agir pour vous en donnant un avis écrit si le paiement de tout honoraire est indûment retardé. Nous avons l’intention d’exercer ces droits uniquement lorsqu’il est juste et raisonnable de le faire.

27. Si vous n’acceptez pas qu’un honoraire facturé soit juste et raisonnable, vous devez nous en informer dans les 30 jours suivant la réception, faute de quoi vous serez réputé avoir accepté que le paiement soit dû.
28. Si vous bénéficiez d’une réduction ou d’un rabais dans notre tarification et choisissez de résilier unilatéralement le mandat, nous nous réservons le droit de suspendre ces avantages et de vous facturer nos services au prix complet convenu.
29. Inversement, si nous résilions unilatéralement le mandat, les réductions ou rabais précédemment offerts ne seront pas révoqués des prix convenus pour nos services.
30. En cas d’accord multilatéral pour résilier le mandat, nous nous réservons le droit de vous facturer 50 % du rabais offert.

Avantages de nos forfaits de prix et Coopération avec des tiers
31. En tant qu’avantage de nos forfaits de prix, nous pouvons vous offrir l’utilisation, aussi longtemps que ce contrat est valide, de toutes les licences logicielles que nous jugeons nécessaires pour notre collaboration (par exemple, le forfait fiduciaire de Bexio, Cresus, Trello, Factorial).

32. Nous conservons le droit complet d’être les seuls propriétaires de ces comptes. Nous gérerons les droits d’accès en tant que propriétaires de ces comptes et pouvons accorder, restreindre ou refuser ces droits à vous à tout moment.
33. La charge du paiement de l’un de ces comptes sera entièrement la nôtre, et nous ne vous facturerons rien dans ce contexte, mais l’offrirons comme un avantage d’être notre client.

Droits de propriété intellectuelle

34. Nous conserverons tous les droits d’auteur sur tout document préparé par nous dans le cadre de l’exécution des tâches. Des exceptions peuvent être faites si la loi le prévoit spécifiquement.

Conflits internes

35. Si nous prenons conscience d’un conflit entre les parties qui possèdent ou sont d’une manière ou d’une autre impliquées dans la propriété et la gestion de l’entreprise, il convient de noter que notre client est l’entreprise et nous ne fournirions pas d’informations ou de services à une partie sans la connaissance et l’autorisation expresse de toutes les parties. Sauf accord contraire de toutes les parties, nous continuerons à fournir des informations à l’adresse du siège social ou à la dernière adresse postale connue à l’attention des directeurs ou des propriétaires d’entreprise. Si des conseils, informations ou instructions contradictoires sont reçus de différentes personnes dans l’entreprise, nous renverrons la question aux directeurs ou propriétaires d’entreprise et ne prendrons aucune autre mesure jusqu’à ce que les directeurs ou propriétaires d’entreprise aient convenu de l’action à entreprendre.

Droit de rétention

36. Dans la mesure où cela est permis par la loi ou les directives professionnelles, nous nous réservons le droit d’exercer un droit de rétention sur tous les fonds, documents et dossiers en notre possession relatifs à tous les engagements pour vous jusqu’à ce que tous les honoraires impayés et débours soient payés intégralement.

Limitation de responsabilité

37. Nous fournirons nos services avec soin et compétence raisonnable. Notre responsabilité envers vous est limitée aux pertes, dommages, coûts et dépenses causés par notre négligence ou notre faute intentionnelle.
38. Exclusion de responsabilité pour les pertes causées par des tiers
    Nous ne serons pas responsables si de telles pertes, pénalités, majorations, intérêts ou obligations fiscales supplémentaires sont dues aux actes ou omissions d’une autre personne ou à la fourniture d’informations incomplètes, trompeuses ou fausses à nous ou si elles sont dues à un manquement à agir sur nos conseils ou à un manquement à nous fournir des informations pertinentes. En particulier, lorsque nous vous orientons vers une autre entreprise avec laquelle vous vous engagez directement, nous déclinons toute responsabilité en relation avec leur travail et ne serons pas responsables de toute perte causée par eux.
39. Exclusion de responsabilité en relation avec des circonstances hors de notre contrôle
    Nous ne serons pas responsables envers vous pour tout retard ou manquement à exécuter nos obligations en vertu du contrat de mandat si le retard ou le manquement est causé par des circonstances hors de notre contrôle raisonnable.
40. Exclusion de responsabilité liée à la non-divulgation ou à la fausse déclaration
    Nous ne serons pas responsables des pertes, dommages ou dépenses encourus ou subis si des informations importantes pour le service que nous fournissons sont retenues ou cachées à nous ou faussement représentées à nous ou en raison d’actes frauduleux, de fausses déclarations ou de fautes intentionnelles de la part de toute partie à la transaction et de leurs directeurs, dirigeants, employés, agents ou conseillers. Cette exclusion ne s’appliquera pas lorsque cette fausse déclaration, rétention ou dissimulation est ou aurait dû (en exécutant les procédures que nous avons convenu d’effectuer avec soin et compétence raisonnable) être évidente pour nous sans enquête supplémentaire.
41. Indemnité pour divulgation non autorisée
    Vous acceptez de nous indemniser, ainsi que nos agents, de toute réclamation (y compris toute réclamation pour négligence) découlant de toute divulgation non autorisée de nos conseils et opinions, que ce soit par écrit ou autrement. Cette indemnité s’étendra au coût de la défense de toute telle réclamation, y compris le paiement à nos tarifs habituels pour le temps que nous passons à la défendre.

Limitation des Droits des Tiers

42. Les conseils et informations que nous vous fournissons dans le cadre de notre service sont destinés à votre usage exclusif et non à celui de tout tiers à qui vous pourriez les communiquer, à moins que nous n’ayons expressément convenu dans une forme écrite qu’un tiers spécifié peut se fier à notre travail. Les tiers exclus sont les autorités fiscales et autres autorités étatiques.
43. Si nos conseils sont divulgués à un tiers (avec ou sans notre consentement), nous n’acceptons aucune responsabilité ou obligation envers ce tiers pour toute conséquence qui pourrait survenir s’ils se fient à nos conseils.
44. Si l’on propose que des documents ou déclarations qui mentionnent notre nom soient distribués à des tiers, veuillez nous consulter avant leur émission.

Notification

45. Nous ne devons pas être considérés comme ayant connaissance, aux fins de nos responsabilités, des informations fournies aux membres de notre cabinet autres que ceux engagés dans la mission spécifique (par exemple, les informations fournies dans le cadre de la comptabilité, la fiscalité et d’autres services).

Période d’engagement et résiliation

46. Sauf accord contraire, le mandat de notre travail commencera lorsque nous recevrons votre mandat implicite ou explicite. Nous ne serons pas responsables pour les périodes antérieures à cette date.
47. Vous conservez l’option de résilier le contrat à tout moment en soumettant une lettre écrite de Résiliation du Mandat. Cette lettre doit exposer de manière exhaustive les raisons de votre décision. Votre communication nous permet de comprendre la base de votre décision et facilite les procédures administratives nécessaires associées à la résiliation.
48. Nous conservons l’option de résilier le contrat deux mois avant la date effective de résiliation. Sauf dans le cas où vous ne coopérez pas avec nous ou nous avons des raisons de croire que vous nous avez fourni des informations trompeuses, auquel cas nous pouvons résilier cet accord immédiatement. La résiliation sera sans préjudice de tous les droits qui auraient pu s’accumuler pour l’un de nous avant la résiliation.
49. En cas de résiliation de ce contrat, nous nous efforcerons de convenir avec vous des dispositions pour l’achèvement des travaux en cours à ce moment-là, à moins que nous soyons tenus pour des raisons légales ou réglementaires de cesser immédiatement le travail. Dans ce cas, nous ne serons pas tenus d’effectuer d’autres travaux et ne serons pas responsables des conséquences découlant de la résiliation.
50. Si vous nous engagez pour un travail unique (par exemple, des conseils sur une transaction unique ou la préparation d’une déclaration de revenus pour une seule année), l’engagement cesse dès que ce travail est terminé. La date d’achèvement du travail est considérée comme la date de résiliation et nous ne vous devons aucun devoir et nous n’entreprendrons pas de travaux supplémentaires au-delà de cette date.
51. Nous ne vous devons aucun devoir au-delà de la date de résiliation et n’entreprendrons aucun travail supplémentaire.

Qualité du Service

52. Nous visons à fournir un service de haute qualité en tout temps. Si vous souhaitez discuter avec nous de la façon dont notre service pourrait être amélioré ou si vous êtes insatisfait du service que vous recevez, veuillez nous en informer en contactant l’un des directeurs de la société.
53. Nous nous engageons à examiner toute plainte de manière attentive et rapide et à faire tout notre possible pour vous expliquer la situation.

Fiabilité des Conseils

54. Nous nous efforcerons de consigner par écrit tous les conseils sur des questions importantes. Les conseils donnés oralement ne sont pas destinés à être suivis à moins d’être confirmés par écrit. Par conséquent, si nous fournissons des conseils oraux (par exemple lors d’une réunion ou d’une conversation téléphonique) et que vous souhaitez pouvoir vous fier à ces conseils, vous devez nous demander de confirmer les conseils par écrit. Comme les règles et réglementations changent fréquemment, et que vos circonstances peuvent changer, vous devez nous demander de confirmer tout conseil déjà donné si une transaction est retardée ou si une transaction similaire doit être entreprise.

Conservation des Documents

55. Vous avez une responsabilité légale de conserver les documents et les dossiers pertinents à vos affaires fiscales. Au cours de notre travail, nous pouvons recueillir des informations auprès de vous et d’autres personnes pertinentes pour vos affaires. Nous vous retournerons tous les documents originaux sur demande.
56. Bien que certains documents vous appartiennent légalement, nous pouvons détruire la correspondance et d’autres papiers que nous stockons, électroniquement ou autrement, qui ont plus de 10 ans. Vous devez nous dire si vous avez besoin du retour ou de la conservation de documents spécifiques pour une période plus longue.

Calendrier

57. Les services que nous nous engageons à réaliser pour vous seront effectués selon un calendrier à déterminer entre nous de manière continue.
58. Le moment de notre travail dépendra en tout cas de la fourniture rapide de toutes les informations et de la documentation requises par nous.